Ein­kauf

Bestellungen

Der Lieferant erhält nach Abstimmung mit dem verantwortlichen Einkäufer eine Bestellung in denen vertragliche Konditionen, Lieferumfang bzw. Liefergegenstand und Zeitpunkt definiert sind. Diese Bestellung wurde vorab innerhalb der Jenoptik freigegeben. Erhalten Sie eine Bestellung ist somit auch gewährleistet, dass alle internen Vorgaben und Regelungen eingehalten wurden. Eine Beauftragung ohne eine offizielle Bestellung ist von uns nicht gewünscht. Erbringen Sie Waren oder Dienstleistungen ohne ein offizielles Bestelldokument, so haben Sie keinen Anspruch auf Zahlung Ihrer Rechnung.
Der Lieferant versichert, dass er, sofern anwendbar, alle einschlägigen Registrierungs- und Informationspflichten sowie Beschränkungen der REACH-Verordnung (EG) 1907/2006 für Stoffe und Gemische einhält und ein Sicherheitsdatenblatt über die verwendeten Stoffe und Gemische bereitstellt. Es ist RoHS-konformes Material einzusetzen (EU-Richtlinie 2011/65/EU i.V.m. Delegierte RL 2015/863 ab 22.Juli 2019).
Bestellungen werden bevorzugt über unser Lieferantenportal elektronisch an Sie versendet. Sehen Sie sich hierzu den elektronischen Datenaustausch auf der Seite "Eckpfeiler der Zusammenarbeit" an.

Bestellungen via Katalog

Jenoptik bietet die Möglichkeit Katalogbestellungen auszulösen. Dies stellt eine deutliche Erleichterung hinsichtlich des Arbeitsaufwands für alle Abteilungen dar. Der Bestellprozess wird dadurch erheblich beschleunigt.
In der Regel binden wir Lieferantenkataloge direkt als OCI-Shop an unser ERP-System an. Hier muss das Sortiment jedoch 100 Artikel übersteigen und ein angemessenes Bestellaufkommen vorhanden sein.
Bei kleineren Sortimenten, welche jedoch regelmäßig beschafft werden, nehmen wir Ihre Artikel schnell und flexibel in unseren Sammelkatalog auf (sogenannter Lean Katalog).
Bitte sprechen Sie Ihren zuständigen Ansprechpartner im Einkauf an, wenn Sie denken, dass die von Ihnen bezogene Leistung grundsätzlich katalogfähig ist. Unser Einkäufer wird dann intern mit dem verantwortlichen Mitarbeiter sprechen und dieser wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Auftragsbestätigung

Wir erwarten Ihre Auftragsbestätigung innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Erhalt unserer Bestellung. Liefertermine beziehen sich auf den Eingang an der genannten Lieferanschrift. Die Auftragsbestätigung muss die folgenden Bestandteile beinhalten: Materialnummer (Jenoptik) und/oder eine Leistungsbeschreibung, Einzelpreis (inkl. Zu- und/oder Abschläge), Menge, Mengeneinheit, Lieferdatum, Zahlungsbedingungen und Incoterms, Lieferadresse, Herstellerteilenummer.
Auch Auftragsbestätigungen werden bevorzugt über Lieferantenportal ausgetauscht. Sehen Sie sich hierzu den elektronischen Datenaustausch auf der Seite "Eckpfeiler der Zusammenarbeit" an.

Wareneingang

Bitte geben Sie auf Ihrem Lieferschein unsere Bestellnummer, sowie die statistische Zolltarif-Nummer und das Gewicht des Liefergegenstandes an. Bitte teilen Sie uns unter Angabe der Ausfuhrlistennummer [US-Güter = ECCN] mit, ob die Güter in der Ausfuhrliste erfasst sind. Ihre Lieferpapiere bzw. der Leistungsschein sollte in seiner Struktur der vorausgegangenen Bestellung entsprechen.
Liegt Ihre Rechnung zeitlich vor dem Wareneingang bzw. der Leistungserfassung, so wird die Rechnungsbearbeitung deutlich aufwändiger. Die Zahlung Ihrer Rechnung verzögert sich entsprechend.

Rechnung & Zahlung

Alle Rechnungen & Gutschriften sind elektronisch an uns zu schicken. Die entsprechende E-Mailadresse entnehmen Sie bitte der Bestellung. Rechnungen per Post / in Papierform gelten als nicht erhalten. Alle Rechnungen werden unter steuerrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben entsprechend geprüft. Hierbei werden ebenfalls Ihre Stammdaten geprüft (insb. Bankverbindung/Firmierung). Daher ist es wichtig, dass Sie uns bei Änderung Ihrer Stammdaten umgehend informieren.

Bitte beachten Sie die nachfolgende Auflistung der Rechnungsbestandteile und Übermittlungsgrundsätze, die für die Verarbeitung einer Eingangsrechnung zwingend notwendig sind. Bei fehlenden Angaben oder Nichtbeachtung wird die Rechnung als nicht korrekt abgelehnt.

Notwendige Rechnungsbestandteile

• Rechnungen sind zwingend mit einem Ansprechpartner bei Jenoptik und/oder Bestellnummer und/oder Projektnummer zu versehen.
• Steuerliche Grundsätze gemäß §§14, 13 insb. 13b UStG und der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung sind zwingend einzuhalten.
• Auf der Rechnung ist zwingend eine Bankverbindung auszuweisen.

Die Rechnungsfreigabe erfolgt nach den Jenoptik “3-Way-Match” Freigabeschritten: Bestellung – Wareneingangsschein – Rechnung. Bitte beachten Sie, dass der Jenoptik-Konzern Zahlungen ab Fälligkeit am ersten und dritten Mittwoch eines jeden Monats leistet.

Übermittlungsgrundsätze

Rechnungen sind zwingend - je nach Gesellschaft - an die nachfolgenden E-Mail-Adressen zu senden:

• JENOPTIK AG - invoice.joag@jenoptik.com
• JENOPTIK Optical Systems GmbH - invoice.jos@jenoptik.com
• JENOPTIK Automatisierungstechnik GmbH - laserprocessing.invoice@jenoptik.com
• JENOPTIK Industrial Metrology Germany GmbH - invoice.im@jenoptik.com
• JENOPTIK Robot GmbH - invoice.robot@jenoptik.com

Rechnungen sind dabei als PDF-Dokument an die jeweilige E-Mail anzufügen.

• Die PDF-Dokumente sollen ohne Signatur und ohne Passwortschutz erstellt und verschickt werden.
• Pro E-Mail ist maximal eine Rechnung als Anlage anzufügen – andernfalls findet technisch keine Verarbeitung statt.
• Der E-Mail Betreff muss zwingend auf eine Rechnung hinweisen.
• Die Verarbeitung erfolgt vollständig automatisiert, E-Mail-Texte werden nicht verarbeitet.
• Andere Korrespondenzen zum Thema Rechnungen sind an accounts-payable@jenoptik.com zu richten.
• Soweit andere elektronische Dateiformate (EDI) genutzt werden sollen, ist dies ebenfalls mittels E-Mail an accounts-payable@jenoptik.com abzustimmen.

Darüber hinaus bitten wir Sie für sämtliche Mahnungsthemen ausschließlich die E-Mail-Adresse reminder.fdc@jenoptik.com zu verwenden.