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Ein­kauf

Vier virtuelle Hände, die sich festhalten.

Als marktorientierter, weltweit agierender Optoelektronik-Konzern wird unser Erfolg durch exzellente Produkte und Lösungen bestimmt. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, legen wir besonderen Wert auf qualitativ hochwertige Materialien und Dienstleistungen. Dabei nimmt die Beschaffung bei uns einen hohen Stellenwert ein und ist wichtiger Faktor für unseren Unternehmenserfolg. Mit einem globalen Netzwerk aus leistungsfähigen Lieferanten garantieren wir unseren Kunden einen herausragenden und dauerhaften Wettbewerbsvorteil.

Zu unseren Kunden weltweit gehören vor allem Unternehmen der Halbleiter- und Halbleiterausrüstungsindustrie, der Automobil- und Automobilzulieferindustrie, der Medizintechnik, der Sicherheits- und Wehrtechnik sowie der Luftfahrtindustrie. Um diese anspruchsvollen Märkte erfolgreich bedienen zu können, wählen wir weltweit leistungsstarke Lieferanten aus, mit denen wir in enger Zusammenarbeit unter Berücksichtigung des Global Compact der Vereinten Nationen ein Optimum an Qualität und Effizienz erreichen.

Einkaufsleitlinien

Die Einkaufsleitlinien leiten sich aus unserer Unternehmensstrategie ab und sind Grundlage unseres Handelns. Mit Fairness und Offenheit streben wir vertrauensvolle und langjährige Kooperationen mit unseren Partnern an. Wir achten auf Menschenrechte, ethische Grundsätze, Arbeitsbedingungen und Umweltschutz.

1. Kundenzufriedenheit

Für die Kunden der JENOPTIK wollen wir ein Optimum an Qualität, Versorgungssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit erreichen. Die Zufriedenheit unserer Kunden ist unser Ansporn. Dafür brauchen wir leistungsstarke Lieferanten.
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2. Qualität

Wir arbeiten konsequent an unseren Leistungen und streben nachhaltige Kooperationen mit Lieferanten an, die auf leistungsfähige und umweltverträgliche Entwicklungs- und Fertigungsprozesse achten. Zur Sicherstellung optimaler Einkaufsergebnisse bewerten wir in regelmäßigen Abständen unsere Lieferanten.

3. Prozesse

Transparente Einkaufsprozesse sind Grundlage für optimale Geschäftsprozesse und damit Erfolgsfaktor für mehr Effizienz und Produktivität. Mit unserem Prozesshaus haben wir eine Plattform geschaffen, um Prozesse und Verantwortlichkeiten im Einkauf übergreifend zu vereinheitlichen.
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4. Projekteinkauf

Die frühzeitige Einbindung des Einkaufs in die Kundenprojekte der JENOPTIK reduziert Entwicklungszeiten und fördert optimierte und wettbewerbsfähige Produkte. Durch den frühen Austausch mit unseren Lieferanten schaffen wir Synergieeffekte und liefern Grundlagen für Machbarkeit sowie Make-or-Buy Entscheidungen.

5. Transparenz

Nachvollziehbarkeit, einheitliches Vorgehen und ein partnerschaftlicher Dialog sind Teil unserer Anforderungen an uns selbst im Umgang mit internen und externen Partnern. Einkaufsentscheidungen und Lieferantenauswahl basieren auf der Analyse von objektiven Kriterien, welche wir transparent darstellen können.
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6. Lieferantenmanagement

Leistungsfähige, zuverlässige und innovative Lieferanten sind der Motor unseres strategischen Lieferantenmanagements. Mit den Eckpfeilern Lieferantenauswahl, Lieferantenbewertung und Lieferantenentwicklung stellen wir die kontinuierliche Optimierung unseres Lieferantenportfolios sicher und minimieren versorgungsrelevante Risiken.

7. Supply Chain Management

Kundenanforderung sowie Branchen- und Produktvielfalt stellen uns immer wieder vor neue Herausforderungen. Die regelmäßige Anpassung unserer Beschaffungs- und Logistikprozesse ist daher ein Teil unserer täglichen Aufgabe.
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8. Global Sourcing

Globale Beschaffungsstrategien helfen uns, Wettbewerbsfähigkeit, Versorgungssicherheit und Flexibilität kontinuierlich zu verbessern und ermöglichen uns ein Zugang zu neuen Technologien und Märkten. In unserer globalen Commodity Organisation tauschen wir regelmäßig Informationen aus und nutzen Synergien.

9. Compliance

Unsere Konzernrichtlinien sind von allen Mitarbeitern einzuhalten. Wir wollen damit dauerhaft das Vertrauen unserer Geschäftspartner und der Öffentlichkeit in unsere Integrität und Leistung stärken. Hierzu gehört auch, dass Lieferanten den Code of Conduct der JENOPTIK Gruppe akzeptieren und umsetzen.
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Bewerbung als Lieferant

Bedarfsschwerpunkte

So vielseitig unsere Produkte und Lösungen für unsere Kunden sind, so vielseitig sind auch unsere Bedarfe an Einzelteilen, Komponenten, komplexen Baugruppen und Dienstleistungen auf der Beschaffungsseite. Sie umfassen im Wesentlichen die Sachgebiete Mechanik, Optik, Elektrik/Elektronik sowie Lasertechnik und sind in folgende Hauptgruppen aufgeteilt:

  • Elektro-, Elektronikbauteile und -komponenten
  • Halbleitertechnik/Leiterplatten
  • Laser und Laserkomponenten
  • Mechanik, Dreh-/Frästeile, Blechteile
  • Optische Gläser (SiO2, Si, Ge, ZnSe, Saphir, MgF2, CaF2) und Komponenten

Indirekte Materialien:

  • Dienstleistungen
  • DIN-/Werksnormteile, Büromaterial
  • Maschinen/ Anlagen etc.

Anforderungsprofil

  • Ihr Leistungsangebot deckt sich mit unseren Anforderungen und unserer Einkaufsphilosophie
  • Sie besitzen ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem mindestens nach ISO 9001 oder AS9001
  • Ihr Umweltmanagementsystem entspricht ISO 14001
  • Sie arbeiten “just in time“ und sind flexibel
  • Sie sind innovationsfreudig und möchten aktiv an der Erarbeitung technischer Lösungen mitwirken bzw. Entwicklungsaufgaben übernehmen

Procure-to-Pay Prozess

Prozesse innerhalb der JENOPTIK

Angebot

Angebote und Angebotsdokumente

Angebote sind für Jenoptik grundsätzlich kostenfrei, sofern nicht anders schriftlich vereinbart. Mit Ihren verbindlichen Angeboten übersenden Sie uns neben den eindeutigen und detaillierten Spezifikationen/Darstellung des Leistungsumfangs alle umfassenden kaufmännischen Informationen sowie die Nachweise zur Produktcompliance und stellen die Einhaltung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen der Exportkontrolle sicher.

Angebotsdokumente – Produktcompliance

Als Anbieter von technischen Komponenten und Systemen bestätigen Sie, dass die Produkte gemäß Stand der Technik nach allen geltenden Gesetzen und Verordnungen sowie einschlägigen Richtlinien und Beschränkungen hergestellt sind. Nachweise zur Konformität und den Umgang mit gefährlichen Stoffen sind bereits mit dem Angebot zur Verfügung zu stellen (z. B. RoHS, REACH, Sicherheitsdatenblätter).

Angebotsdokumente - Exportkontrollrecht

In Ihrem Angebot teilen Sie uns zur zollrechtlichen Zuordnung den statistischen Warentarif (HS‑Code) und das Ursprungsland mit. Zur exportkontrollrechtlichen Klassifizierung informieren Sie uns ausnahmslos in allen Fällen, in denen die Produkte unter Exportkontrollregelungen von DE / der EU sowie der USA fallen, detailliert über alle relevanten Daten (z. B. Ausfuhr- oder Kontrolllisten-Nr., EAR99, ECCN-Nr.).

Bestellungen

Bestellungen

Der Lieferant erhält nach Abstimmung mit dem verantwortlichen Einkäufer eine Bestellung in denen vertragliche Konditionen, Lieferumfang bzw. Liefergegenstand und Zeitpunkt definiert sind. Diese Bestellung wurde vorab innerhalb der Jenoptik freigegeben. Erhalten Sie eine Bestellung ist somit auch gewährleistet, dass alle internen Vorgaben und Regelungen eingehalten wurden. Eine Beauftragung ohne eine offizielle Bestellung ist von uns nicht gewünscht. Erbringen Sie Waren oder Dienstleistungen ohne ein offizielles Bestelldokument, so haben Sie keinen Anspruch auf Zahlung Ihrer Rechnung.
Der Lieferant versichert, dass er, sofern anwendbar, alle einschlägigen Registrierungs- und Informationspflichten sowie Beschränkungen der REACH-Verordnung (EG) 1907/2006 für Stoffe und Gemische einhält und ein Sicherheitsdatenblatt über die verwendeten Stoffe und Gemische bereitstellt. Es ist RoHS-konformes Material einzusetzen (EU-Richtlinie 2011/65/EU i.V.m. Delegierte RL 2015/863 ab 22.Juli 2019).
Bestellungen werden bevorzugt über unser Lieferantenportal elektronisch an Sie versendet. Sehen Sie sich hierzu den elektronischen Datenaustausch auf der Seite "Eckpfeiler der Zusammenarbeit" an.

Bestellungen via Katalog

Jenoptik bietet die Möglichkeit Katalogbestellungen auszulösen. Dies stellt eine deutliche Erleichterung hinsichtlich des Arbeitsaufwands für alle Abteilungen dar. Der Bestellprozess wird dadurch erheblich beschleunigt.
In der Regel binden wir Lieferantenkataloge direkt als OCI-Shop an unser ERP-System an. Hier muss das Sortiment jedoch 100 Artikel übersteigen und ein angemessenes Bestellaufkommen vorhanden sein.
Bei kleineren Sortimenten, welche jedoch regelmäßig beschafft werden, nehmen wir Ihre Artikel schnell und flexibel in unseren Sammelkatalog auf (sogenannter Lean Katalog).
Bitte sprechen Sie Ihren zuständigen Ansprechpartner im Einkauf an, wenn Sie denken, dass die von Ihnen bezogene Leistung grundsätzlich katalogfähig ist. Unser Einkäufer wird dann intern mit dem verantwortlichen Mitarbeiter sprechen und dieser wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Auftragsbestätigung & Wareneingang

Auftragsbestätigung

Wir erwarten Ihre Auftragsbestätigung innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Erhalt unserer Bestellung. Liefertermine beziehen sich auf den Eingang an der genannten Lieferanschrift. Die Auftragsbestätigung muss die folgenden Bestandteile beinhalten: Materialnummer (Jenoptik) und/oder eine Leistungsbeschreibung, Einzelpreis (inkl. Zu- und/oder Abschläge), Menge, Mengeneinheit, Lieferdatum, Zahlungsbedingungen und Incoterms, Lieferadresse, Herstellerteilenummer.
Auch Auftragsbestätigungen werden bevorzugt über Lieferantenportal ausgetauscht. Sehen Sie sich hierzu den elektronischen Datenaustausch auf der Seite "Eckpfeiler der Zusammenarbeit" an.

Wareneingang

Bitte geben Sie auf Ihrem Lieferschein unsere Bestellnummer, sowie die statistische Zolltarif-Nummer und das Gewicht des Liefergegenstandes an. Bitte teilen Sie uns unter Angabe der Ausfuhrlistennummer [US-Güter = ECCN] mit, ob die Güter in der Ausfuhrliste erfasst sind. Ihre Lieferpapiere bzw. der Leistungsschein sollte in seiner Struktur der vorausgegangenen Bestellung entsprechen.
Liegt Ihre Rechnung zeitlich vor dem Wareneingang bzw. der Leistungserfassung, so wird die Rechnungsbearbeitung deutlich aufwändiger. Die Zahlung Ihrer Rechnung verzögert sich entsprechend.

Rechnung & Zahlung

Rechnung & Zahlung

Alle Rechnungen & Gutschriften sind elektronisch an uns zu schicken. Die entsprechende E-Mailadresse entnehmen Sie bitte der Bestellung. Rechnungen per Post / in Papierform gelten als nicht erhalten. Alle Rechnungen werden unter steuerrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben entsprechend geprüft. Hierbei werden ebenfalls Ihre Stammdaten geprüft (insb. Bankverbindung/Firmierung). Daher ist es wichtig, dass Sie uns bei Änderung Ihrer Stammdaten umgehend informieren.

Bitte beachten Sie die nachfolgende Auflistung der Rechnungsbestandteile und Übermittlungsgrundsätze, die für die Verarbeitung einer Eingangsrechnung zwingend notwendig sind. Bei fehlenden Angaben oder Nichtbeachtung wird die Rechnung als nicht korrekt abgelehnt.

Notwendige Rechnungsbestandteile

  • Rechnungen sind zwingend mit einem Ansprechpartner bei Jenoptik und/oder Bestellnummer und/oder Projektnummer zu versehen.
  • Steuerliche Grundsätze gemäß §§14, 13 insb. 13b UStG und der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung sind zwingend einzuhalten.
  • Auf der Rechnung ist zwingend eine Bankverbindung auszuweisen.

Die Rechnungsfreigabe erfolgt nach den Jenoptik “3-Way-Match” Freigabeschritten: Bestellung – Wareneingangsschein – Rechnung. Bitte beachten Sie, dass der Jenoptik-Konzern Zahlungen ab Fälligkeit am ersten und dritten Mittwoch eines jeden Monats leistet.

Übermittlungsgrundsätze

Rechnungen sind zwingend - je nach Gesellschaft - an die nachfolgenden E-Mail-Adressen zu senden:

Rechnungen sind dabei als PDF-Dokument an die jeweilige E-Mail anzufügen.

  • Die PDF-Dokumente sollen ohne Signatur und ohne Passwortschutz erstellt und verschickt werden.
  • Pro E-Mail ist maximal eine Rechnung als Anlage anzufügen – andernfalls findet technisch keine Verarbeitung statt.
  • Der E-Mail Betreff muss zwingend auf eine Rechnung hinweisen.
  • Die Verarbeitung erfolgt vollständig automatisiert, E-Mail-Texte werden nicht verarbeitet.
  • Andere Korrespondenzen zum Thema Rechnungen sind an accounts-payable@jenoptik.com zu richten.
  • Soweit andere elektronische Dateiformate (EDI) genutzt werden sollen, ist dies ebenfalls mittels E-Mail an accounts-payable@jenoptik.com abzustimmen.

Darüber hinaus bitten wir Sie für sämtliche Mahnungsthemen ausschließlich die E-Mail-Adresse reminder.fdc@jenoptik.com zu verwenden.

Einkaufsbedingungen und Verhaltenskodex

Allgemeine Einkaufsbedingungen der Jenoptik-Gesellschaften mit Sitz in Deutschland

Diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen des Jenoptik-Konzerns gelten für Geschäfte, bei denen die JENOPTIK AG oder folgende Unternehmen Auftraggeber sind: JENOPTIK Automatisierungstechnik GmbH, JENOPTIK Industrial Metrology Germany GmbH, JENOPTIK Optical Systems GmbH, JENOPTIK Robot GmbH, TRIOPTICS Berlin GmbH und Trioptics GmbH.

Allgemeine Einkaufsbedingungen der Jenoptik US-Gesellschaften

Weitere Einkaufsbedingungen

Verhaltenskodex (Code of Conduct) für Business Partner des Jenoptik-Konzerns

Der Verhaltenskodex der Jenoptik-Gruppe gilt im Zusammenhang mit den jeweiligen allgemeinen Einkaufsbedingungen.

Archiv (Ältere Versionen der Allgemeinen Einkaufsbedingungen)

  • Allgemeine Einkaufsbedingungen der Jenoptik-Gruppe (PDF Deutsch | Englisch, 1. März 2021 - 31. August 2023)